Com escriure un missatge recordatori d’un esdeveniment

Categoria: Email màrqueting

L’email màrqueting és un gran aliat per a la gestió d’esdeveniments. Webinars, formacions internes, reunions exclusives per a clients, fires sectorials, congressos i molts altres esdeveniments poden utilitzar el correu electrònic com a estratègia per cobrir des de la captació prèvia fins a l’avaluació posterior. Els recordatoris són missatges de reforç als que ja s’han enviat, de manera que ajuden a la conversió, eviten absències que podrien complicar la organització i proporcionen una bona experiència als assistents abans i durant l’esdeveniment.

 

Missatge recordatori del registre

Aquest tipus de missatges serveixen per donar una última empenta a aquells que van obrir la campanya d’anunci de l’esdeveniment, però que no van fer clic al botó per a confirmar l’assistència o reservar la seva plaça. També pot resultar útil tenir una variant per aquells que si que van arribar a visitar la pàgina de l’esdeveniment, però que no consten a la llista d’assistents en no haver completat el registre o la compra.

Per tal d’estalviar temps en la gestió, es poden deixar els recordatoris programats en el moment de fer el llançament inicial de l’esdeveniment, amb pocs dies de diferència i correctament segmentats, per assegurar que la campanya arriba a tots els assistents potencials i la llegeixen. A l’hora de redactar el missatge, és possible repetir pràcticament el mateix contingut que en la campanya prèvia, tot i que fent alguns ajustaments per tal de destacar que es tracta de la segona vegada que s’envia. Per indicar-ho es poden canviar, per exemple, l’assumpte i/o les primeres frases.

Malgrat això, més enllà d’informació bàsica com la data, l’horari i el lloc de l’esdeveniment, a una campanya d’últim avís resulta molt eficaç afegir-hi informació més actualitzada: hi pots incloure, per exemple, fotografies dels conferenciants o una nova ponència destacada. D’aquesta manera, doncs, dones més motius als usuaris per assistir-hi. A més, una opció molt visual és la d’incloure un compte enrere que destaqui el temps que queda per poder utilitzar el descompte d’última hora o per a l’inici de l’esdeveniment.

 

Al redactar aquest tipus de missatges, la crida a l’acció és molt important, de manera que pot ser interessant fixar-se en com va funcionar el primer missatge per tal d’aplicar-hi canvis en cas que fos necessari.

 

Missatge recordatori abans de l’esdeveniment

Dins de l’estratègia d’email màrqueting per a la promoció d’un esdeveniment, enviar recordatoris a les persones que s’hi han apuntat és una bona pràctica per tal d’evitar cancel·lacions, sobretot en cas que siguin gratuïts. També ajuden a generar un bon clima previ, gestionar les expectatives i guanyar eficàcia en l’organització interna.

Algunes recomanacions per a la redacció d’aquests missatges:

• Assumpte: no ha de ser promocional ni sonar comercial, atès que ja estan registrats. Més aviat interessa que sigui informatiu i directe per tal d’assegurar les obertures i que llegeixin la informació pràctica.
• Salutacions: el missatge el pot signar l’equip com a genèric o la persona de referència, a banda de saludar i presentar-se al principi per començar a fomentar la relació amb la marca.
• Recordatoris: convé recordar la informació bàsica, fins i tot de manera visual si es tracta d’un esdeveniment amb persones de fora de la ciutat. També cal recordar el programa o aclarir si cal un registre addicional a una secció paral·lela, així com canvis d’última hora. Si es tracta d’un esdeveniment en línia, és imprescindible incloure-hi una URL de connexió i l’avís pràctic de di es rebrà un altre missatge amb la gravació en acabar la sessió.
• Preparatius: a més de recordar el que l’usuari ja sabia, també convé avançar alguna cosa del que es trobarà per tal que es vagi preparant. Pots proposar-li, per exemple, que pensi en preguntes per als ponents, animar-lo a portar targetes de visita per tal de fer networking o simplement recomanar-li que comprovi la càmera i els altaveus per gaudir del webinar.
• Recomanacions: el missatge pot tancar-se amb algun consell pràctic, com calcular bé el temps de desplaçament per arribar a temps, portar l’entrada en PDF o informar que hi ha endolls, servei de guarda-roba o cafeteries a prop. D’aquesta manera, els assistents se sentiran acompanyats abans, fins i tot, d’arribar a l’esdeveniment i tindran més ganes que arribi el dia.

Tractant-se d’un missatge recordatori previ a l’esdeveniment, l’objectiu és facilitar la lectura, de manera que és recomanable utilitzar vinyetes, negretes o imatges que simplifiquin l’accés a la informació rellevant sense que l’usuari hagi de dedicar-hi molt de temps.

 

Missatge recordatori durant l’esdeveniment

Hi ha un tercer tipus de correu electrònic que serveix de recordatori als assistents i que està especialment pensat per a esdeveniments de certa durada o complexitat ja que s’envia mentre se celebra. Serveix de seguiment perquè no hi hagi usuaris que es despistin en el transcurs de l’esdeveniment, ja que és com una versió estesa del recordatori previ que s’envia dia a dia.

És important mantenir les referències dels missatges anteriors: mateix remitent, disseny i to per tal que no hi hagi confusions ni l’usuari pensi que es tracta de phishing. L’assumpte també pot ser similar o, simplement, el nom de l’esdeveniment i la data quan es tracta d’una sèrie de diversos dies.

Com que es tracta de campanyes vives que poden incloure detalls diferents als del programa original, no és bona idea programar-les ja que podrien induir a errors. És important destacar els canvis visualment per avisar als assistents de nous horaris o ponents que no puguin assistir. Per això és una bona pràctica incloure sempre una pàgina que estigui actualitzada i a la que puguin dirigir-se en cas de dubte. També poden afegir-se els contactes de les persones de l’equip dedicades a l’atenció dels participants o indicar la zona de la fira on estaran ubicats.

Per últim, per fer una estratègia multicanal relacionada amb l’esdeveniment o gamificar-ne la seva participació, és interessant afegir botons que enllacin a les xarxes socials per tal de poder consultar-hi la última hora. També es poden mostrar de manera destacada fotografies fetes pels assistents i, potser, organitzar un concurs per tal que s’animin a donar-lo a conèixer. D’aquesta manera, es vinculen ambdós canals i el missatge s’estén més enllà del correu electrònic.

No et perdis res del nostre blog i uneix-te al nostre Telegram https://t.me/acrelianews

---

Articles relacionats