Cómo escribir un mensaje recordatorio de un evento

Categoría: Consejos Email Marketing

El email marketing es un gran aliado para la gestión de eventos. Webinars, formaciones internas, reuniones exclusivas para clientes, ferias sectoriales, congresos y muchos otros acontecimientos pueden utilizar el correo electrónico como estrategia para cubrir desde la captación previa a la evaluación posterior. Los recordatorios son mensajes de refuerzo a los que ya se han enviado, por lo que ayudan a la conversión, evitan ausencias que podrían complicar la organización y proporcionan una buena experiencia a los asistentes antes y durante el evento.

 

Mensaje recordatorio del registro

Este tipo de mensajes sirven para dar un último empujón a quienes abrieron la campaña de lanzamiento del evento, pero no hicieron clic en el botón para confirmar la asistencia o reservar su plaza. También es igualmente útil tener una variante para quienes sí llegaron a visitar la landing, pero no figuran en la lista de asistentes porque no completaron el registro o la compra.

Para ahorrar tiempo en la gestión, se pueden dejar los recordatorios programados a la vez que se hace el lanzamiento del evento, con pocos días de diferencia y correctamente segmentados, para asegurar que a todos los potenciales asistentes les llega la campaña y la leen. A la hora de redactar el mensaje, es posible repetir prácticamente el mismo contenido que en la campaña previa, aunque realizando algunos ajustes para destacar que se trata de la segunda vez que se envía. Por ejemplo, se puede cambiar el asunto y las primeras frases para indicarlo.

No obstante, para una campaña de última llamada resulta muy eficaz añadir información más actualizada a la básica de fecha, horario y el lugar del evento, por ejemplo las fotos de los ponentes o una nueva ponencia destacada. De esta forma, se dan al usuario más motivos para asistir. Además, una opción muy visual es incluir una cuenta atrás que refuerce el tiempo pendiente para el descuento de última hora o para el inicio del evento.

 

Al redactar este tipo de mensajes, la llamada a la acción es muy importante por lo que puede ser interesante fijarse en cómo funcionó en el primer mensaje para aplicar cambios si fuese necesario.

 

Mensaje recordatorio antes del evento

Dentro de la estrategia de email marketing para la promoción de un evento, enviar recordatorios a las personas que se han apuntado es una buena práctica para evitar cancelaciones, sobre todo si son gratuitos. También ayudan a generar un buen clima previo, gestionar expectativas y ganar eficacia en la organización interna.

Algunas recomendaciones para la redacción de estos mensajes:

• Asunto: no ha de ser promocional ni sonar comercial porque ya están registrados, más bien importa que sea informativo y directo para asegurar las aperturas y que lean la información práctica.
• Saludos: la persona de referencia puede firmar el mensaje, o el equipo como genérico, además de saludar y presentarse al principio para empezar a fomentar la relación con la marca.
• Recordatorios: conviene recordar la información básica, incluso de forma visual si se trata de un evento con personas de fuera de la ciudad. También hay que recordar el programa o si hiciese falta registro adicional en alguna sesión paralela, así como cambios de última hora. Si se trata de un evento online, es imprescindible incluir la URL de conexión y el aviso práctico de si se recibirá otro mensaje con la grabación al finalizar.
• Preparativos: además de recordar lo que el usuario ya sabía, también conviene avanzar algo de lo que se va a encontrar para así prepararle. Quizá proponerle que piense en preguntas para los ponentes, animarle a que lleve tarjetas de visita para hacer networking o simplemente recomendarle que compruebe cámara y altavoces para disfrutar del webinar.
• Recomendaciones: el mensaje puede cerrarse con algún consejo práctico, como calcular bien el tiempo de desplazamiento para llegar a tiempo, llevar la entrada en PDF o informar de que hay enchufes, guardarropía o cafetería cerca. De esta manera, los asistentes se sentirán acompañados antes incluso de llegar al evento y tendrán más ganas de que llegue el día.

Tratándose de un mensaje recordatorio previo al evento, el objetivo es facilitar la lectura, por lo que es recomendable utilizar viñetas, negritas o imágenes que simplifiquen el acceso a la información relevante sin que el usuario tenga que dedicar mucho tiempo.

 

Mensaje recordatorio durante el evento

Hay un tercer tipo de correo electrónico que sirve de recordatorio a los asistentes y que está especialmente pensado para eventos de cierta duración o complejidad porque se envía mientras se celebra. Sirve de seguimiento para que no haya usuarios que se despisten durante el evento, por lo que es como una versión extendida del recordatorio previo que se envía día a día.

Es importante mantener las referencias de los mensajes anteriores: mismo remitente, diseño y tono para que no haya confusiones ni el usuario crea que es phishing. El asunto también puede ser similar o simplemente el nombre del evento y la fecha cuando se trata de una serie de varios días.

Ya que se trata de campañas vivas que pueden incluir detalles diferentes del programa original, no es buena idea programarlas porque pueden inducir a error. Es importante destacar visualmente estos cambios para avisar al asistente de nuevos horarios o ponentes que han fallado. Por eso es una buena práctica incluir una landing siempre actualizada a la que pueden dirigirse en caso de duda. También pueden añadirse los contactos de las personas del equipo dedicadas a la atención de los participantes o indicar la zona de la feria donde se encontrarán.

Por último, para hacer una estrategia multicanal relacionada con el evento o gamificar su participación, es interesante añadir botones a las redes sociales, por ejemplo para saber ahí la última hora. Se pueden mostrar de forma destacada fotos realizadas por los asistentes y quizá organizar un concurso para que se animen a darlo a conocer. De esta manera, se vinculan ambos canales y el mensaje se extiende más allá del correo electrónico.

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