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Plantillas de email para RGPD

Por Lidia - 11-05-2018

Plantillas de email para RGPD

Con la nueva aplicación del Reglamento Europeo de Protección de Datos UE 679/2016 (RGPD /GDPR en inglés) probablemente tengas que enviar un email de consentimiento de tratamiento de datos a algunas de tus listas de contacto para emailing.

El RGPD exige que el consentimiento de tus contactos sea expreso, por lo que a partir del 25 de mayo no será válido el consentimiento tácito o por omisión. Además, debes explicarles claramente que uso harás de sus datos.

Consulta nuestro artículo “Herramientas de Acrelia News para ayudarte con el RGPD”, verás como de fácil es enviar emails de consentimiento con nuestra plataforma.

A la hora de crear el email que enviaras para solicitar el consentimiento para poder seguir enviándoles contenidos por email, hay una serie de elementos que es recomendable que incluyas al preparar la plantilla de tu email RGPD.

 

ASUNTO DEL MENSAJE

Intenta ser cercano, pero dejando claro que una acción por parte del usuario es requerida. Algunos ejemplos de asunto del mensaje para tu email RGPD que pueden funcionarte son:

  • ¿Quieres seguir recibiendo nuestras newsletters?
  • ¿Quieres seguir recibiendo nuestras comunicaciones?
  • Importante (Acción requerida)
  • Acepta para seguir recibiendo nuestra newsletter
  • Cómo seguir recibiendo nuestras newsletters
  • Importante: necesitamos tu consentimiento
  • Aviso Importante sobre la Protección de Datos
  • ¿Seguimos en contacto?
  • Solo unos segundos para aceptar nuestros emails

Puedes usar una de estas opciones como asunto del mensaje y aprovechar otras como preencabezado para reforzar el objetivo de tu email. Por ejemplo:

  • Asunto del mensaje: ¿Quieres seguir recibiendo nuestras newsletters?
  • Preencabezado: Importante: Acción requerida. Necesitamos tu consentimiento

 

TEXTO DEL MENSAJE GDPR

Para conseguir el máximo número de respuestas de tus contanctos, el texto de tu email GDPR debe incluir una serie de elementos que ponga en antecendentes al usuario y que responda a las siguientes preguntas (mínimo a las dos que están en negrita):

  • Por qué solicitas una acción por su parte
  • Por qué le sueles envíar emails
  • Qué contenido les envías/quieres enviarle
  • Con que frecuencia
  • Tu propuesta de valor
  • Informarle qué, aunque acepte, puede darse de baja cuando quiera

 

Algunos ejemplos:

Ejemplo de texto de email RGPD 1

Con este texto explicamos al usuario la razón por la que le solicitamos su consentimiento, qué tipo de informar le enviamos/queremos enviarle y que puede cancelar su suscripción cuando quiera:

Seguramente habrás oído hablar del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que entrará en vigor el próximo 25 de mayo.

Para poder cumplir con los requisitos de consentimiento de la RGPD necesitamos que confirmes que quieres seguir recibiendo nuestra newsletter y otras informaciones relacionadas con [NOMBRE EMPRESA] que te remitimos periódicamente por email.

Hacerlo es muy sencillo: tan solo tienes que pulsar el botón “Continuar con la suscripción”.

 

[CONTINUAR SUSCRIPCIÓN]           [DARSE DE BAJA]

 

Si decides continuar con la suscripción ten en cuenta que puedes darte de baja en cualquier momento desde el link habilitado a tal efecto en nuestros envíos de email o bien siguiendo las instrucciones detalladas al pie de nuestros mensajes. Puedes leer nuestra política de privacidad en el siguiente enlace.

 

Ejemplo de texto de email RGPD 2

En este texto respondemos a todas las preguntas: la razón por la que el usuario recibe nuestros emails, que contenidos le enviamos y con qué frecuencia, nuestra propuesta de valor y la razón por la que solicitamos una acción por su parte.

Te escribimos porque aceptaste recibir newsletters informativas y actualizaciones por email cuando [te registraste en nuestra web / asististe a nuestro curso / descargaste el ebook / nos visitaste en la feria / nos solicitaste una demostración de producto].

[Semanalmente/Mensualmente] te enviamos las últimas noticias de [Indicar sector / temática], consejos y buenas prácticas, así como te informamos de nuevos contenidos descargables en nuestra web.

Queremos asegurarnos que el contenido que te enviamos es útil y relevante para ti. Por eso, te agradeceríamos que confirmases que quieres seguir recibiendo nuestras comunicaciones. Tas solo tienes que pulsar el botón “SÍ, QUIERO”.

[SÍ, QUIERO]

 

Ejemplo de texto RGPD 3

En este caso, tenemos un texto muy breve donde sin en entrar en detalles sobre la RGPD se indica que una acción es necesaria y que contenido le será remitido por email.

 

Debido a un cambio en la legislación, debes volver a confirmar que quieres seguir recibiendo correos electrónicos publicitarios de [NOMBRE EMPRESA].

Recibirás todo tipo de contenidos, desde consejos y trucos, hasta material gratuito descargable, novedades de producto y actualizaciones.
 

[VOLVER A CONFIRMAR AHORA]

 

Estos ejemplos de email son orientativos y están pensados para que puedas adaptarlos a la situación especifica de tu empresa, acciones de emailing que realizas y tipología de tus listas de contactos. En Acrelia News hemos preparado una plantilla gratuita que puedes utilizar para realizar tus emails de consentimiento, puedes acceder a ella al crear una nueva campaña desde tu cuenta (Nombre de la plantilla “RGPD”).

 

 

RECOGIDA DE CONSENTIMIENTOS

Para poder recoger el consentimiento de tus usuarios, debes facilitarles un enlace para hacerlo. Este enlace puede dirigir, por ejemplo, a un formulario de alta, uno de actualización de datos o más fácil aún, a una url para confirmar la suscripción.

 

Formulario de alta

Puedes crear una nueva lista en tu herramienta de email marketing para recoger el consentimiento de los usuarios.

No obstante, estarás duplicando información (tendrás la lista a la que enviaste el email de confirmación y otra donde recoges los consentimientos). Dependiendo de tu número de contactos y del límite de contactos que tengas en tu herramienta esto puede ser un problema. Además, si tu herramienta de email guarda un historial de interacciones de tus usuarios, dado que una alta es considerada como un contacto nuevo no tendrá vinculada sus acciones previas.

Si utilizas un formulario de suscripción recuerda incluir una casilla de verificación donde el usuario pueda aceptar el tratamiento de sus datos e incluye las cláusulas legales pertinentes.

 

 

Formulario de actualización de datos

Es una opción similar a la anterior, pero donde el usuario puede ver los datos que tenemos de él, actualizarlos y confirmar la suscripción.

Recuerda incluir una casilla de verificación donde el usuario pueda aceptar el tratamiento de sus datos e incluye las cláusulas legales pertinentes.

 

Url de confirmación de suscripción

Es la opción más rápida y cómoda para el usuario. Al pulsar sobre el botón de confirmación incluido en el email, se registra su consentimiento y en la url de destino simplemente se le muestra un mensaje de agradecimiento. Es aconsejable que en esta url de destino se incluya un botón para que el usuario pueda actualizar sus datos, una vez hemos recogido su consentimiento.

 

PLANIFICACIÓN DE ENVÍO DE CAMPAÑAS DE CONSENTIMIENTO

Una vez que tengas identificados las listas de contacto que necesitas validar, planifica varios envíos para recoger los consentimientos.

Te recomendamos que hagas un mínimo de dos envíos:

  • Uno a todos los usuarios que debes volver a confirmar
  • Uno o varios envíos solo a los usuarios que no realizado ninguna acción (ni han consentido ni se han dado de baja)

Hasta el día 25 de mayo puedes seguir enviando emails tanto a los usuarios que hayan consentido(evidentemente) como a los que no hayan contestado.

En Acrelia hemos creado una nueva condición dentro de las opciones de segmentación para que puedas saber quienes aceptaron y quienes no y poder hacer envíos segmentados a los usuarios que no han confirmado su suscripción.

Para maximizar el número de respuestas y complementar las acciones de recogida de consentimientos, te aconsejamos que incluyas en tus envíos habituales un pequeño texto recordatorio con enlace de confirmación que solo sea visible para los pendientes de confirmar.

Tus envíos habituales pueden ser una gran fuente de recogida de consentimientos porque en ellos tus usuarios identifican a tu empresa, pueden dan valor a tu contenido y eso hace que el porcentaje de confirmaciones sea superior a otras acciones más específicas.

Los consejos que te damos en este email son orientativos y basados en nuestra experiencia. Si tienes dudas sobre cómo aplicar la RGPD en tu empresa, consulta con un abogado especializado.


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Publicado el: 11-05-2018


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